Framtidens digitala arbetsplats inom Region Norrbotten
Uppdragsgivare: Region Norrbotten
Projekt: Breddinförande av moderna arbetssätt
Roller: Driftwind har anlitats för förändringsledning, projektledning och facilitering av utredningar
Region Norrbotten, som är en av Sveriges mest geografiskt utspridda regioner, hade en tydlig målsättning att modernisera sina arbetssätt och effektivisera samarbetet mellan sina verksamheter. För att möjliggöra denna digitala transformation valde Region Norrbotten att implementera Microsoft 365 som plattform. Driftwind anlitades för att leda denna förändringsresa, med särskilt fokus på förändringsledning, projektledning och utredning av hur de nya arbetssätten kunde integreras i regionens dagliga verksamhet.
Utmaning
Några av de viktigaste utmaningarna som regionen ställdes inför var:
Att säkerställa en smidig övergång till plattformen, där all personal skulle anpassa sig till nya digitala verktyg som Teams, OneDrive och SharePoint.
Skapa en sammanhållen strategi för att förbättra samarbetet och kommunikationen mellan verksamheter utspridda över ett stort geografiskt område.
Behovet av att säkerställa att användarna förstod och effektivt kunde använda de nya verktygen för att maximera plattformens potential.
Lösning (arbetssätt och metoder):
Driftwind tog ett övergripande ansvar för transformationen och levererade följande insatser:
Förändringsledning:
Driftwind utvecklade en förändringsledningsstrategi som säkerställde att implementeringen av Microsoft 365 inte bara blev en teknisk uppgradering, utan en strategisk förändring i hur regionen arbetar. Vi arbetade nära med ledningsgrupperna över hela regionen för att skapa tydlig kommunikation kring fördelarna med den nya plattformen och genomförde utbildningar och workshops för att säkerställa att ala anställda kände sig bekväma med de nya digitala verktygen.
Projektledning:
För att säkerställa att övergången till Microsoft 365 skedde enligt plan och utan att störa den dagliga verksamheten, tog Driftwind ansvar för projektledning. Genom att etablera tydliga tidsplaner och milstolpar samt genomföra regelbunden uppföljning kunde vi säkerställa en effektiv och smidig övergång. Vi fokuserade särskilt på att koordinera de olika verksamheterna inom regionen och deras behov av olika funktioner inom Microsoft 365-plattformen.
Utredning och implementering av nya arbetssätt med Microsoft 365:
En central del av Driftwinds arbete var att analysera Region Norrbottens befintliga arbetsprocesser och identifiera hur Microsoft 365 kunde användas för att förbättra dessa. Vi föreslog nya arbetssätt som inkluderade:
Teams för samarbete: Införandet av Microsoft Teams som en central plattform för internkommunikation och samarbete mellan olika verksamheter, vilket möjliggjorde både snabbare beslut och förbättrat informationsflöde.
OneDrive och SharePoint för dokumenthantering: Genom att använda OneDrive och SharePoint kunde regionens verksamheter centralisera och effektivisera sin dokumenthantering, vilket underlättade för medarbetare att enkelt komma åt, dela och redigera dokument oavsett var de befann sig geografiskt.
Automatisering av arbetsflöden: Driftwind identifierade och automatiserade flera manuella arbetsflöden med hjälp av Microsoft 365-verktyg som Power Automate, vilket ökade effektiviteten och minskade risken för fel.
Resultat
Implementeringen av Microsoft 365, i kombination med Driftwinds strategiska stöd, ledde till betydande förbättringar i Region Norrbottens arbetssätt:
Förbättrat samarbete och kommunikation: Med Microsoft Teams som kärnplattform kunde medarbetare från olika delar av regionen samarbeta sömlöst och effektivt oavsett geografisk plats.
Effektivare arbetsprocesser: Genom att använda SharePoint och OneDrive för dokumenthantering minskade regionen tidsåtgången för att söka efter och dela information, samtidigt som säkerheten och integriteten förbättrades.
Ökad användning av digitala verktyg: Tack vare omfattande utbildning och förändringsledningsinsatser kunde medarbetarna snabbt anpassa sig till de nya arbetssätten och dra maximal nytta av Microsoft 365-plattformens möjligheter.
Driftwinds samarbete med Region Norrbotten har resulterat i en framgångsrik digital transformation där moderna arbetssätt med Microsoft 365 som bas skapat en mer effektiv, sammanhållen och framtidssäkrad organisation.